Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d) sowie ihrer gesetzlichen Vertreter (m/w/d)

Hiermit informieren wir Sie gemäß Artikel 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte, wenn Sie sich über unser Bewerbermanagementtool unter dem Link der jeweiligen Ausschreibung bei uns bewerben sowie uns postalisch oder über E-Mail kontaktieren. Zu den Einzelheiten, welche Daten erhoben werden und über deren Verarbeitung, verweisen wir auf die nachfolgenden Erläuterungen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche ist:

Helaba Invest
Kapitalanlagegesellschaft mbH
Geschäftsführung
JUNGHOF
Junghofstr. 24
60311 Frankfurt am Main

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Helaba Invest
Kapitalanlagegesellschaft mbH
Datenschutzbeauftragter
Junghofstr. 24
60311 Frankfurt am Main

Tel.: +49 69 2 99 70-0
E-Mail: datenschutz@helaba-invest.de

Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen sowie Rechtsgrundlage hierfür:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG).

a. zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG)

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten, um berechtigte Interessen der Helaba Invest zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) zu wahren.

c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Darüber hinaus erfolgt eine Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie hierzu vorher ausdrücklich zugestimmt (eingewilligt) haben (Artikel 6 Abs. 1a DSGVO).

d. Verarbeitung bes. Kategorien personenbezogener Daten zur Erfüllung gesetzlich/kollektivvertraglich vorgesehener Rechte/Pflichten im Bereich des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes (Art. 9 Abs. 2b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, falls Sie uns diese Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitteilen, und auch in diesen Fällen nur, soweit uns dies nach den geltenden Rechtsvorschriften gestattet ist. Dies dient der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. So erfassen wir gegebenenfalls Gesundheitsdaten, wie eine von Ihnen angegebene Schwerbehinderung, um die erforderliche Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung im Bewerbungsverfahren zu gewährleisten.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden und Quellen, aus denen diese stammen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses direkt erhalten (Quellen sind z. B. Ihre Bewerbungsunterlagen, das von Ihnen ausgefüllte Onlineformular unseres Bewerbermanagementtools, die mit Ihnen geführten Vorstellungsgespräche oder Leistungstests. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften personenbezogene Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Presse, Internet, berufliches Netzwerk) zulässigerweise selbst gewinnen oder von sonstigen Dritten (z. B. Personalvermittler) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort), Kontaktdaten (wie private Anschrift, private Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten über die bisher erbrachten Leistungen (wie Zeugnisse, Beurteilungen) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch persönliche Eindrücke, die Sie im Rahmen von Assessment Center hinterlassen, Daten im Zusammenhang mit der Auswertung und des Ergebnisses des Assessment Centers oder sonstiger Leistungstests, aber auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten), fallen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Innerhalb der Helaba Invest erhalten diejenigen Stellen (z. B. jeweilige Führungskräfte, Fachbereiche, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre Daten, die diese zur Entscheidung über die Besetzung der vakanten Stelle brauchen. Im Rahmen des Bewerbungsmanagements werden wir durch unseren Auftragsverarbeiter BITE GmbH unterstützt. Ihre Bewerberdaten werden zu diesem Zwecke verschlüsselt an die BITE GmbH übermittelt. Das gilt auch für Bewerbungen, die uns papierhaft oder per E-Mail erreichen. Die BITE GmbH verarbeitet die Daten ausschließlich in Deutschland. Die Weitergabe Ihrer Daten durch uns an weitere Auftragsverarbeiter erfolgt unter strikter Einhaltung der Verpflichtung zur Verschwiegenheit sowie der Voraussetzungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes.

Datenübermittlung in ein Drittland:

Wir übermitteln keine Daten in Drittländer.

Speicherdauer der personenbezogenen Daten:

Bei Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses: Wenn wir im Anschluss an das Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen, werden wir Ihre Daten in die Personalakte überführen. In diesem Fall informieren wir Sie mit gesonderten Datenschutzhinweisen über die Datenverarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses.

Bei Ablehnung Ihrer Bewerbung: Sollte kein Beschäftigungsverhältnis zwischen uns und Ihnen zustande kommen, endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage. In diesem Fall werden wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage löschen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist oder zur Sicherung unserer Rechtsposition gegenüber Dritten (z. B. Personaldienstleister) notwendig ist.

Speicherung aufgrund berechtigter Interessen: Unter Umständen werden wir Ihre Daten auch für die Dauer der gesetzlichen Verjährung gemäß den §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) aufbewahren.

Speicherung aufgrund erteilter Einwilligung für Bewerber-Pool: Sofern Sie uns Ihre Einwilligung für die Aufnahme in den Bewerber-Pool erteilt haben sollten, werden Ihre Daten 12 Monate gespeichert. Teilen Sie uns mit, aus dem Bewerber-Pool ausscheiden zu wollen, löschen wir Ihre Daten umgehend.

Betroffenenrechte:

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Die für die Helaba Invest zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

Tel.: +49 (06 11) 14 08-0
Fax: +49 (06 11) 14 08-90 09 01
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Die Einwilligung in die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns für die Aufnahme in den Bewerber-Pool erteilt haben, kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Im Falle eines Widerrufs werden wir Ihre Daten aus dem Bewerber-Pool löschen.

Hinweis, ob eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten besteht.

Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zu schließen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling.

Bewerber (m/w/d) unter 16 Jahren

Bei Bewerbern (m/w/d) unter 16 Jahren kann eine datenschutzrechtliche Einwilligung der gesetzlichen Vertreter (m/w/d) notwendig sein.